Simplificación del Trabajo

Simplificación del Trabajo

 

En un reciente artículo publicado por Deloitte muestra la problemática que enfrentan los colaboradores abrumados por la complejidad en las organizaciones. Demostrando la importancia y la necesidad de simplificar el entorno de trabajo, reducir la carga de laboral, diseñar procesos más simples que no requieren mucha capacitación o tiempo de uso. A continuación algunas de las ideas más relevantes.

DATOS CLAVE

  • Siete de cada diez organizaciones encuestadas calificaron la necesidad de simplificar el trabajo como un “problema importante”, y más del 25% lo calificaron como “muy importante”. Hoy en día, solo el 10% de las empresas tiene un programa de simplificación del trabajo, el 44% está trabajando en uno.
  • En un día se intercambian más de 100 mil millones de correos electrónicos, pero solo 1 de cada 7 es de importancia crítica. El colaborador promedio pasa más de un cuarto de su jornada laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos.
  • Las personas verifica sus teléfonos móviles más de 150 veces al día.
  • Un estudio realizado por el National Journal encontró que el 40% de los trabajadores creen que no es posible tener éxito en el trabajo, poder tener tiempo con la familia y contribuir a la comunidad.

 

Existen muchas razones para la sobrecarga de trabajo, algunas de estas son la tecnología siempre activa, demandas 24/7, mensajes constantes, aplicaciones sociales y aumento de la complejidad en las prácticas del trabajo. Produciendo que el trabajo se vuelva más complejo y demandante.

5 FACTORES QUE AFECTAN A LA SOBRECARGA LABORAL

  1. Conectividad y Tecnología: Los colaboradores están inundados con demasiada información aleatoria, donde se combina facilmente vida familiar y trabajo. debido a  que los dispositivos tecnológicos permiten acceso constante a la información laboral lo que produce que las personas se sientan “como si estuvieran trabajando”.
  2. Complejidad en la tecnología: La tecnología cambia de forma más rápida de lo que las personas aprenden a utilizarla. En este sentido los productos más simples son los más utilizados actualmente. Sin embargo, la simplificación para los usuarios generalmente agrega complejidad al final cuando se combinan múltiples sistemas.
  3. Globalización: La mayoría de las empresas, incluso las pequeñas, tienen clientes, socios y proveedores en todo el mundo. Los proyectos, las llamadas de conferencia, las reuniones y los correos electrónicos ocurren a todas horas del día y de la noche.
  4. Mayores demandas administrativas y de cumplimiento: Los trabajadores de todo el mundo se enfrentan crecientes dolores de cabeza administrativos y de cumplimiento que requieren tiempo y compromiso.
  5. Procesos y sistemas empresariales demasiado complejos: Los procesos empresariales y de recursos humanos se han vuelto demasiado complejos.

 

¿DÓNDE COMENZAR?

Hacer de la simplificación una prioridad empresarial y de Recursos Humanos: Comience por crear un equipo enfocado en simplificar el entorno de trabajo. Reconozca el problema y acuerde la necesidad de simplificar el trabajo. Pregúnteles a los empleados sobre procesos complejos y de pérdida de tiempo, y desarrolle un caso de negocio para justificar el rediseño. Asegúrese de que Recursos Humanos esté involucrado en cualquier discusión sobre la simplificación del trabajo.

Obtenga correo electrónico y reuniones improductivas bajo control: Reducir la cantidad de correos electrónicos, reuniones y llamadas en conferencia le brinda a las personas un ambiente más tranquilo y relajado para trabajar y pensar.

Invierta en una tecnología más integrada y más simple: los principales proveedores de tecnología ahora tienen programas para simplificar sus aplicaciones y herramientas. En lugar de buscar más funciones, las empresas deben evaluar el software basándose en parte en su facilidad de uso.

Implemente el pensamiento de diseño y simplificación de procesos: Los equipos de recursos humanos deben servir como un modelo de rol organizativo al eliminar pasos y usar el pensamiento de diseño para implementar el proceso y la tecnología “lo suficiente” para ayudar a las personas a realizar el trabajo.

EJEMPLOS DE PRÁCTICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO:

Reducir las interminables rondas de reuniones y llamadas de conferencia. Esto tiene el doble propósito de aumentar la eficiencia y crear un entorno más tranquilo y relajado donde los empleados realmente puedan pensar.

Trabajo flexible y las políticas de beneficios extendidos también reducen el estrés de los trabajadores.

Entornos de trabajo abiertos que promueven interacciones más relajadas de persona a persona.

Coca-Cola recientemente cerró el correo de voz para “simplificar la forma en que trabajamos y aumentar la productividad”. Se les pide a los líderes de la compañía que modelen comportamientos que ayuden a las personas a pensar.

Google ha publicado un manifiesto sobre “nueve reglas para correo electrónico” para ayudar a los equipos internos a mantenerse productivos.

Los líderes de negocios y RR.HH. deben poner la “simplificación” en la agenda y centrarse en programas individuales, organizacionales y específicos para el trabajo que reduzcan la complejidad y ayuden a las personas a centrarse en lo que realmente importa.